Vanaf 1 januari 2022 mag u de werknemer een onbelaste vergoeding geven voor thuiswerkkosten. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling van € 2 per thuisgewerkte dag. Gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte als de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen binnen de voorwaarden blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden.
Eindheffingsloon
Wanneer u voldoet aan de voorwaarden en de grensbedragen, gaat de Belastingdienst ervan uit dat u die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen hebt aangewezen als eindheffingsloon. Als u voldoet aan de voorwaarden, maar u vergoedt, verstrekt of stelt meer ter beschikking dan het grensbedrag, dan moet u wel een keuze maken of u het meerdere aanwijst als eindheffingsloon.
Doel vergoeding
Het bedrag van € 2 is gebaseerd op onderzoek dat het Nibud heeft gedaan. De vergoeding voor thuiswerkkosten is bedoeld voor extra kosten voor water- en elektriciteitsgebruik, verwarming, koffie, thee, et cetera. U kunt de vrijstelling ook toepassen als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.
128-dagenregeling
Voor de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten geldt de ‘128-dagenregeling’. Dit wil zeggen dat, als de werknemer ten minste 128 dagen thuiswerkt, u de werknemer een vaste onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten mag geven alsof de werknemer 214 dagen per kalenderjaar thuis werkt. De ‘128-dagenregeling’ gaat uit van 214 werkdagen per jaar voor een fulltime medewerker, na aftrek van vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en feestdagen. De ‘128-dagenregeling’ wordt naar rato toegepast: wanneer betrokkene vier dagen per week werkzaam is, dan geldt een minimum van 4/5 * 128 = 102 dagen.
Thuiswerkkosten en reiskostenvergoeding
U mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd de vrijstelling voor een vergoeding voor thuiswerkkosten en de vrijstelling voor een reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer naar de vaste werkplek toepassen. Dit is alleen mogelijk als de werknemer op een dag deels thuiswerkt en daarnaast een zakelijke reis (dienstreis) maakt, die niet onder woon-werkverkeer valt. Van een vaste plaats van werkzaamheden is sprake als een werknemer op kalenderjaarbasis meer dan 40 dagen naar de betreffende plek reist. Dit is ongeacht de datum van indiensttreding, het aantal contracturen en de lengte van het verblijf. Er kan sprake zijn van meerdere vaste werkplekken.
Vaste vergoeding
U kunt met de werknemer afspraken maken over het aantal thuiswerkdagen. Dit kan een basis vormen voor de vaststelling van de onbelaste vergoeding voor de reizen voor woon-werkverkeer en voor de thuiswerkkosten. De vaste vergoeding hoeft u niet aan te passen als de werknemer incidenteel op een thuiswerkdag toch op kantoor werkt, of andersom. Wanneer de werknemer structureel meer gaat thuiswerken of naar de werkplek reist, dan moet u de vaste vergoeding aanpassen.
